Электронный архив

Хранение бумажной документации для современного бизнеса является анахронизмом. Большинство предприятий активно ведут электронный документооборот и постепенно отходят от использования носителей информации на бумаге. Ключевое значение для цифрового документооборота предприятия имеет электронный архив.

Это информационная система структурированного хранения электронной документации. Специальное программное обеспечение гарантирует надежность сбережения информации, конфиденциальность, быстрый поиск и разграничение прав доступа.

Что такое электронный или цифровой архив?

Сегодня электронный архив выполняет функцию централизованного хранилища различных документов. Его применение на организации или предприятии обеспечивает:

• Автоматизированную обработку входящей документации.
• Надежную и безопасную систему архивного хранения дел.
• Четкую структуру.
• Отслеживание истории использования дела.
• Удобство и быстроту поиска по номенклатурам, атрибутам, по тексту материалов и дел.
• Удаленный доступ к архивным материалам.

В цифровых базах содержатся электронные дела и сканированные или оцифрованные образы бумажных оригиналов (налоговых, финансовых и т.д.). Ключевой задачей архива является обеспечение сохранности и конфиденциальности информации.

Корпоративный цифровой архив предусматривает возможность сохранения и обработки большого количества документации, используемой в текущей работе фирмы и вышедшей и оперативного документооборота. Внедрение информационных систем позволяет повысить продуктивность выполнения обязанностей персоналом, работающим с документами за счет сокращения времени их обработки. Еще одним несомненным преимуществом является функция разграничения прав доступа сотрудников к разным группам материалов.

Преимущества электронного архива:

Внедрение архива цифровых документов позволяет эффективно решить большую часть проблем, связанных с бумажным документооборотом:

• Эффективная и ускоренная обработка интенсивного документопотока.
• Упрощение работы с архивными материалами.
• Снижение финансовых затрат на хранение документов.
• Доступ к актуальным информационным материалам во всех структурных подразделениях фирмы.
• Возможность одновременного доступа к работе с делом нескольких пользователей.
• Сокращение времени на поиск данных.
• Повышение управляемости компании.
• Автоматическая инвентаризация архивных фондов.
• Исключение утраты информации из-за случайного или преднамеренного искажения или ликвидации материала.

Хранение документов в бумажном виде уже давно утратило свою актуальность. Использование электронного архива избавляет предприятие от необходимости аренды помещений под размещение массива бумажных носителей информации. Работать с большим количеством бумажной документации, накопленным за десятилетия работы очень сложно. Сотрудники компании тратят много времени и сил на поиск нужного дела и вскоре устают от «бумажной волокиты».

Внедрение цифрового архивного фонда способствует оптимизации документооборота предприятия. Поиск информации в базе данных занимает не более пары минут, а работать с документами можно в удаленном доступе.

Какие бывают электронные архивы организации?

Условно существует два направления цифровых архивов – оперативные и долговременного хранения. В свою очередь оперативные архивные фонды бывают специализированными – кадровыми, финансовыми и т.д. Каждый из них обеспечивает быстрый доступ к данным с возможностью удаленной работы.

Отдельного внимания заслуживают архивы долговременного хранения юридически значимых материалов. Это один из ключевых вопросов национальной программы «Цифровая экономика». Обеспечение долговременного сбережения юридически значимых дел в цифровом виде является сложной с технической точки зрения задачей. Созданием и внедрением на предприятии единой системы хранения информации должны заниматься квалифицированные IT-специалисты, владеющие тонкостями архивного законодательства.

Архивное хранение электронных материалов является важной задачей для любой фирмы. Документация – это подтверждение операционной деятельности компании, поэтому следует обеспечить надежность ее сохранности и юридической значимости.